Работа каждой организации неизбежно связана с бумагами, даже те, кто почти полностью перешел на электронный документооборот, все равно сталкиваются с необходимостью распечатывать ряд файлов и некоторые из них получают в бумажном виде.
Перед руководителем обязательно встает вопрос: что лучше — обратиться к профессионалам или попробовать справиться своими силами? Решение каждый принимает сам, но мы предлагаем рассмотреть шесть популярных ошибок, которые допускают те, кто только начинает осваивать архивное дело.
«А зачем нам вообще архив? У нас бумаг-то почти нет!»
Даже если документов, действительно, мало, создание архива организации просто необходимо. Во-первых, очень важно держать в порядке все, что связано с личным составом организации, во-вторых, важно, чтобы необходимые листы всегда были под рукой, в-третьих, порядок структурирует работу и ускоряет все процессы.
Кроме того, в случае ликвидации и закрытия компании, вам тоже будет намного проще.
«У нас уже есть архив: вот сейф, в него все и складываем»
Если просто складывать бумаги куда-то (в сейф, шкаф, даже отдельное помещение), то это ни в коем случае нельзя называть архивом. Специалисты называют это макулатурой, хотя на самом деле это просто хаотичное скопище непонятных никому документов.
Главная характеристика архива — его структурированность. Все должно быть отсортировано по типу, сроку хранения и другим параметрам. Это делается для того, чтоб в любой момент можно было быстро отыскать нужное, а также обнаружить утрату.
«По папкам разложили, все подписали — готово!»
К сожалению, и этого мало! У архива должен быть каталог. Причем, хранить его нужно как в электронном, так и в распечатанном виде. Без хорошего каталога все усилия будут тщетны. Рано или поздно вы все равно запутаетесь в своих папках и не сможете контролировать их состояние.
«Хорошо, и каталог тоже сделали, вот теперь все стоит в приемной, любой сотрудник может подойти и найти нужное»
Если сотрудников у вас два и вы доверяете им, как себе, то такой вариант еще допустим. Но в норме все должно быть иначе: архив стоит расположить в закрытом и защищенном от постороннего доступа помещении.
В идеале в компании должно быть одно ответственное лицо (помимо руководителя), которое и предоставляет доступ в архив и контролирует, чтобы без его ведома ничего оттуда не выносилось. Иначе содержимое очень быстро будет утрачено.
«Мы выбрали очень хорошее помещение в подвале, туда никто не попадет просто так»
К выбору помещения нужно тоже подходить ответственно: оно должно быть теплым, но жарким, со средним уровнем влажности, защищенным от образования плесени, нашествия насекомых и грызунов, оборудованным охранной и пожарной сигнализацией и системами пожаротушения, подходящими для бумажных носителей.
В профессиональных хранилищах все эти условия контролируются специальными электронными системами, а также установлена профессиональная мебель.
«У нашего отдела накопились бумаги для архива, мы их пока тут положим, а потом разберем»
Нет, нет и еще раз нет! Стоит один раз допустить такой подход, и вокруг образуется настоящий завал из документом. Все вновь поступающие на хранение файлы должны быть сразу же отсортированы, помещены в нужную ячейку хранения и каталогизированы.
Комментарии:
ВКонтакте
Facebook
